A mercadoria guardada foi perdida e veio outra em troca: como entregar a substituta e transferir os direitos

Direito brasileiro. Revisão das normas: 3 de novembro de 2026.

Resposta direta

Quando o depositário perde a coisa por força maior e recebe outra em seu lugar, o art. 636 do Código Civil determina a entrega da substituta ao depositante e a cessão das ações que ele tenha contra o terceiro responsável pela restituição da primeira. A regra não permite guardar a reposição como receita própria, nem autoriza declarar encerrado todo o conflito apenas porque chegou um bem diferente. Antes de assinar, a empresa deve identificar o que foi perdido, por que a reposição foi recebida, quais direitos existem e o que o recibo efetivamente encerra.

O caso exige separar quatro assuntos: a prova da perda, a possível responsabilidade pela guarda, a destinação do bem recebido e os direitos ainda existentes contra terceiros. A entrega da substituta não resolve automaticamente todos eles. Um termo que misture recebimento, indenização, renúncia e quitação geral pode retirar direitos que o depositante ainda precisava examinar. Para a empresa que guardava o bem, um texto vago também é ruim: deixa incerto se cumpriu sua obrigação de entregar a reposição e quais documentos ainda deve fornecer.

Qual situação este roteiro resolve

Imagine uma empresa que deixa um equipamento identificado em poder de outra, apenas para guarda. Depois de um evento que destrói o equipamento, um terceiro entrega ao depositário outra unidade como reposição. O problema prático passa a ser: quem recebe essa unidade, quem confere suas condições e quem poderá exigir do terceiro aquilo que ainda falta? O foco aqui é essa segunda etapa, posterior ao recebimento de um bem substituto. A discussão sobre força maior continua importante, mas não deve ocultar a existência da reposição.

O roteiro trata do depósito voluntário comum de coisas móveis em relações empresariais brasileiras. Armazéns gerais, operações aduaneiras, mercadorias sujeitas a controle especial, depósitos judiciais e contratos com consumidores podem exigir regras adicionais. Também é diferente a situação em que a empresa recebeu coisas fungíveis com obrigação de devolver outras do mesmo gênero, qualidade e quantidade: o art. 645 remete esse depósito às regras do mútuo. Não basta chamar um contrato de armazenagem para aplicar todas as conclusões sem conferir a operação.

Em uma operação com serviços acessórios, o Contrato de Prestação de Serviços pode servir de base para organizar atividades, documentos e responsabilidades do serviço. Ele não substitui automaticamente uma disciplina específica do depósito nem decide quem é proprietário de uma reposição. Descreva a guarda e o tratamento de ocorrências em condições adaptadas ao negócio, sem presumir que o modelo já contenha todas as soluções deste caso.

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Comece pelo vínculo entre a perda e o que foi recebido

O art. 636 exige uma relação concreta entre a coisa perdida e a coisa recebida em seu lugar. Por isso, não classifique qualquer aquisição feita depois do sinistro como reposição. Uma máquina comprada pelo depositário para sua própria operação pode não ter ligação com o equipamento depositado. Já uma unidade entregue por um terceiro com referência expressa ao número de série perdido, ao contrato de guarda e à ocorrência possui uma conexão documental que precisa ser examinada e preservada.

Reúna o documento de entrada do bem original, o contrato, a identificação técnica, o registro da perda e o instrumento que explica o recebimento da substituta. Confira remetente, destinatário, data, número de série, valor declarado e eventuais condições. Se o terceiro escreveu apenas “entrega de equipamento”, peça esclarecimento antes de assinar um encerramento. Uma entrega física pode acompanhar propostas muito diferentes: reposição integral, adiantamento de indenização, empréstimo temporário ou mera disponibilização para avaliação.

A empresa não deve escolher a interpretação mais conveniente e omitir a outra parte. Se há dúvida real sobre a causa da entrega, registre-a por escrito e suspenda a conclusão da quitação, sem deixar de adotar medidas de conservação. A preservação da substituta, de seus acessórios e de sua documentação permite resolver a dúvida com menos risco do que usar o equipamento imediatamente ou incorporá-lo ao estoque comum.

Não confunda força maior com dispensa de prestar contas

A referência à força maior não significa que basta um boletim de ocorrência ou uma declaração do gerente para excluir responsabilidade. O art. 642 exige que o depositário prove os fatos para valer-se dessa escusa. A análise também considera os deveres de guarda, o contrato e a regra geral do art. 393. Se havia atraso na restituição, o art. 399 pode alterar o exame da responsabilidade. O evento e seus efeitos precisam ser relacionados à coisa concreta, não apenas ao bairro ou ao galpão.

Mesmo quando a exclusão de responsabilidade é juridicamente cabível, permanece o dever específico de entregar o que foi recebido em substituição nas condições do art. 636. São perguntas diferentes: “o depositário deve indenizar o prejuízo?” e “o depositário pode ficar com a unidade que recebeu em lugar da coisa perdida?”. Não responder pela perda não transforma a reposição em patrimônio livre da empresa que guardava o bem.

Quando a força maior ainda é discutida, o termo pode deixar isso claro: “A entrega descrita neste instrumento não importa reconhecimento, por qualquer parte, da causa jurídica da perda nem quitação de responsabilidades ainda controvertidas. Registra exclusivamente a transferência física e documental da unidade recebida em substituição, sem duplicidade de reparação pelo mesmo prejuízo.” A redação precisa refletir a negociação real. Ela não cria direito inexistente, mas evita tratar uma entrega parcial como solução global não negociada.

Faça dois inventários, não uma descrição genérica

O primeiro inventário descreve a coisa perdida: identificação, estado na entrada, acessórios, documentos, quantidade, particularidades e valor usado apenas como referência, quando houver. O segundo descreve a substituta efetivamente recebida. Coloque os dois lado a lado. “Equipamento equivalente” não informa se a máquina tem a mesma capacidade, se é nova ou usada, se dispõe dos certificados necessários ou se pode funcionar na instalação do depositante.

A equivalência técnica e econômica não deve ser presumida pelo fato de o terceiro ter usado a palavra reposição. A unidade recebida pode ser de modelo diferente, ter restrições de uso, estar incompleta ou depender de manutenção. O depositário deve informar o que sabe e entregar os documentos disponíveis, sem certificar características que não verificou. O depositante, por sua vez, pode receber fisicamente o bem com ressalvas, desde que o documento não converta esse recebimento em aprovação técnica integral.

Quando a conferência depende de profissional especializado, estabeleça um procedimento verificável: quem fará a inspeção, onde, quais parâmetros serão examinados, como serão documentadas as divergências e como se dará a comunicação. O prazo escolhido deve ser compatível com o equipamento. Não apresente um prazo contratual sugerido como prazo legal geral do art. 636, pois esse dispositivo não fixa uma janela única para todas as inspeções.

Uma tabela para separar obrigações que parecem iguais

Como registrar a entrega da substituta

O documento de entrega deve indicar quem entrega, quem recebe, em que qualidade cada um atua e qual fato está sendo documentado. Não basta colher a assinatura de quem chegou com o caminhão. Uma pessoa autorizada apenas a retirar volumes pode não ter poderes para transigir, renunciar a direitos ou dar quitação de indenização. Se o empregado do depositante apenas confere quantidade e integridade aparente, escreva isso no recibo.

Uma redação adaptável é: “O DEPOSITÁRIO entrega ao DEPOSITANTE, em [local e data], o bem descrito no Anexo I, recebido de [terceiro identificado] em decorrência da ocorrência relativa ao bem original descrito no Anexo II. O recebimento compreende [unidade, acessórios e documentos] e registra as ressalvas constantes do Anexo III. Não abrange aprovação de características não inspecionadas nem quitação de itens expressamente reservados neste instrumento.” Complete os anexos; um anexo em branco destrói a utilidade da cláusula.

Acrescente a cadeia de custódia da entrega: condições de embalagem, fotografias, lacres, responsável pelo transporte, horário de saída e chegada e registro de avarias aparentes. Para a conferência presencial, distribua funções antes de agendar: quem tem acesso ao galpão, quem pode movimentar o bem, quem possui equipamento de segurança e quem decide sobre a assinatura. A logística precisa ser possível, não apenas prevista no papel.

Receber não é dar quitação geral

Uma quitação ampla pode aparecer escondida em frases habituais: “nada mais a reclamar”, “plena satisfação de todas as obrigações” ou “encerramento definitivo do sinistro”. Se a intenção é apenas reconhecer que a substituta chegou, essas expressões são excessivas. O recibo deve indicar a obrigação cumprida e o seu alcance. O art. 320 orienta a identificação da dívida e dos elementos da quitação, o que reforça a importância de individualizar aquilo que está sendo encerrado.

É possível tratar separadamente a entrega física, a conferência de documentos, a inspeção técnica e o acordo sobre perdas remanescentes. Essa separação não significa manter qualquer disputa aberta indefinidamente. Significa definir marcos honestos: o que foi verificado hoje, o que exige informação adicional e o que já foi objeto de negociação final. Se a empresa pretende transigir, deve avaliar o alcance do acordo e os poderes de quem assina, em vez de usar uma ressalva genérica como proteção universal.

Exemplo de recibo limitado: “Recebidos nesta data o equipamento [identificação] e os documentos relacionados no Anexo I. A assinatura confirma a entrega física e a quantidade aparente, sem abranger a vistoria técnica prevista para [procedimento] e sem quitação dos itens [lista objetiva]. A apuração considerará o bem entregue para evitar cobrança duplicada do mesmo prejuízo.” Não deixe a lista como “todos os direitos”: descreva os pontos que realmente permanecem pendentes.

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A cessão das ações exige conteúdo, não só uma frase

O art. 636 também trata dos direitos que o depositário tenha contra o terceiro responsável pela restituição da primeira coisa. Na prática, deve-se identificar o fundamento dessa pretensão, seus documentos, o terceiro envolvido e os limites do que existe. A expressão “cedo todas as ações” não resolve a ausência de documentos, não comprova que há um direito e não assegura que o terceiro terá patrimônio ou aceitará espontaneamente a cobrança.

Prepare um anexo de direitos e documentos. Inclua a obrigação atribuída ao terceiro, o contrato ou fato de origem, a correspondência enviada e recebida, eventual pagamento parcial, garantias conhecidas, restrições, medidas já propostas e prazos que demandem análise. Não crie um valor líquido fictício se ainda falta apuração. A cessão pode identificar uma pretensão controvertida e seus elementos sem apresentar como dívida reconhecida aquilo que o terceiro nega.

Quando se tratar de cessão de crédito, as regras dos arts. 286 a 298 precisam ser consideradas, inclusive forma, eficácia perante terceiros, comunicação ao devedor e defesas que este possa opor. A cessão não melhora artificialmente a posição jurídica transmitida. Também não deve ser redigida como garantia automática de recebimento integral. O instrumento precisa distinguir transmissão do direito, veracidade das informações prestadas e eventual obrigação adicional efetivamente negociada.

Modelo de cláusula para direitos remanescentes

Uma formulação de trabalho é: “O DEPOSITÁRIO transfere ao DEPOSITANTE, no âmbito do art. 636 do Código Civil e na extensão dos direitos de que efetivamente seja titular, a pretensão identificada no Anexo IV contra [terceiro], decorrente de [origem], relativa à restituição do bem original. Entregará os documentos relacionados no Anexo V, informará as medidas e os recebimentos já realizados e cooperará com as providências de comunicação e regularização pertinentes. Não se compreendem direitos de terceiros ou parcelas já satisfeitas, expressamente indicadas no anexo.”

A expressão “na extensão dos direitos de que efetivamente seja titular” não serve de desculpa para omitir o que existe. A empresa que transmite precisa fornecer informação útil e não ocultar acordo anterior, restrição, pagamento ou decisão judicial. Acrescente uma declaração factual sobre documentos conhecidos e sobre a existência de cobrança em curso. Se não souber responder a algum ponto, registre a pendência e o responsável por esclarecê-la.

Para ajustar o contrato de guarda e anexar esse procedimento ao vínculo já existente, o Termo Aditivo Contratual pode ser um ponto de partida documental. A adaptação deve identificar o contrato original e as cláusulas alteradas. Não afirme que um aditivo genérico transfere, por si só, qualquer crédito litigioso ou substitui formalidades exigidas para o direito específico.

A comunicação ao terceiro deve dizer o que mudou

Se houver cessão de crédito, a notificação ao devedor tem relevância para a eficácia perante ele, nos termos do art. 290. A comunicação deve permitir entender quem era o titular, quem passa a ser, qual obrigação foi atingida e onde podem ser solicitados esclarecimentos. Uma mensagem sem identificação do crédito pode ser confundida com tentativa de fraude. Envie por canal confiável, preserve a prova de entrega ou ciência e confira os poderes de quem assina.

Exemplo: “Comunicamos a transferência, ao [depositante identificado], dos direitos descritos no instrumento anexo, relativos a [ocorrência e bem]. Solicitamos que as comunicações sobre essa obrigação sejam dirigidas também a [canal]. A comunicação não altera unilateralmente a extensão da obrigação nem elimina defesas legalmente cabíveis. Favor informar pagamentos, acordos ou documentos relevantes ainda não compartilhados.” O anexo pode ter dados sensíveis; encaminhe apenas o necessário ao destinatário correto.

Não confunda notificação com anuência universal a todas as condições. A necessidade de consentimento e os efeitos da transferência dependem da natureza do direito, das restrições aplicáveis e da situação concreta. Se o terceiro já havia pago ou entregue algo, a informação precisa entrar na conta antes da nova cobrança. O objetivo é organizar a relação, não produzir duas ordens incompatíveis para a mesma obrigação.

Se já existe processo, o contrato não troca sozinho a parte

A palavra “ações” do art. 636 não deve levar a uma promessa de substituição automática no processo. O art. 109 do Código de Processo Civil contém regras próprias para alienação da coisa ou do direito litigioso. A transferência contratual e a posição processual não se confundem. A equipe jurídica deve verificar o processo, a fase, as partes, as providências possíveis e os efeitos da decisão em relação ao adquirente.

Antes de anexar uma declaração ao acordo, peça o número do processo, a identificação do juízo ou tribunal, as peças relevantes e as decisões que afetem o bem ou o direito. Uma promessa de “entrar no lugar do depositário” pode depender de condições não controladas pelas partes do contrato. Em vez disso, preveja cooperação para os requerimentos juridicamente cabíveis e entrega dos documentos necessários, sem assegurar resultado judicial.

Se houver urgência, como risco de desaparecimento de prova ou alienação de bem, o cronograma administrativo não deve atrasar a consulta jurídica. Da mesma forma, não invente um prazo de prescrição com base apenas na palavra depósito. A pretensão efetiva, o fato de origem e os marcos temporais precisam ser examinados. O guia não fixa um prazo único para cobrar todos os terceiros envolvidos.

Quem pode assinar e receber em nome da empresa

Confira a representação de depositante, depositário e eventual terceiro que participe do instrumento. Uma autorização para receber a unidade no armazém pode ser suficiente para o ato material, mas não para encerrar a discussão patrimonial. Quando a empresa designar representante, o modelo de Procuração de Pessoa Jurídica ajuda a documentar poderes e limites. Escolha poderes correspondentes ao ato real e não acrescente renúncias apenas para facilitar a logística.

O Código Civil distingue administração ordinária de atos que exigem poderes especiais e expressos, como transigir. Uma boa prática é separar a pessoa que confere o recebimento físico daquela que aprova a composição jurídica, quando forem diferentes. No próprio instrumento, registre a qualidade de quem assina e a base de seus poderes. Se existe limite de valor ou assinatura conjunta, confira isso antes de marcar a entrega.

Não inclua no pacote de cessão senhas de sistemas, chaves de acesso ou dados de clientes sem necessidade. A prestação de informações pode ser feita por cópias organizadas, acesso controlado e identificação de documentos. A proteção de informações não justifica esconder a prova do direito transmitido, mas exige escolher uma forma proporcional de compartilhamento e preservar os originais que devam permanecer disponíveis.

Exemplo: reposição parcial não significa saldo automático

Considere um bem com valor de referência de R$ 80.000, perdido durante a guarda. O depositário recebe de um terceiro uma unidade avaliada, para negociação, em R$ 50.000. A diferença aritmética é R$ 30.000. Isso não prova, sozinha, que o depositário ou o terceiro deve esse saldo. Primeiro é preciso saber qual era a obrigação, se a perda configura força maior, qual foi o alcance da entrega e quais prejuízos estão juridicamente demonstrados.

Um quadro de negociação pode indicar: valor de referência do original, R$ 80.000; valor atribuído à substituta, R$ 50.000; diferença a examinar, R$ 30.000; despesas documentadas ainda em análise, R$ 2.000. A soma de R$ 32.000 é apenas o total dos itens postos em discussão, não uma condenação ou dívida automaticamente líquida. Se o acordo reconhecer um saldo, deve dizer quem o paga, por qual fundamento e em quais condições.

Imagine que, depois da entrega da substituta, o terceiro também devolva um acessório originalmente considerado perdido. O quadro precisa ser atualizado para não cobrar o mesmo item duas vezes. A contabilização interna da empresa e o valor jurídico negociado podem ter finalidades diferentes; peça apoio contábil para o registro fiscal e patrimonial sem transformar uma nota de entrada em quitação de toda a controvérsia.

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Não aplique a regra de modo automático ao seguro

Um pagamento de seguradora, uma reposição por assistência técnica e um acordo com o responsável podem envolver regimes diferentes. Este roteiro não afirma que toda indenização securitária deva ser tratada como uma simples coisa substituta nem define quem é beneficiário de determinada apólice. Confira o contrato de seguro, os sujeitos protegidos, os direitos transmitidos e as regras próprias antes de incluir seguradora ou valor de seguro em uma quitação.

Também não é prudente assinar acordo com o terceiro sem considerar efeitos sobre pretensões de outros titulares. Se há seguradora, financiador, garantia real, proprietário distinto ou beneficiário conhecido, o documento deve mapear essas posições. Não prometa transferir um direito que já pertence a outra pessoa ou que está sujeito a restrição. A solução operacional é identificar o ponto e obter orientação específica antes do compromisso, e não usar uma cláusula ampla para fingir que ele desapareceu.

Custos, conservação e risco durante a transição

Enquanto a substituta está no galpão, alguém deve cuidar dela, controlar acesso e preservar as condições de entrega. Defina o local de retirada, o responsável pelo agendamento e os cuidados materiais. O art. 631 contém uma regra geral sobre local e despesas de restituição, mas custos extraordinários e prejuízos podem depender de causa, contrato e responsabilidade. Não atribua automaticamente todas as despesas ao depositante apenas porque a unidade é destinada a ele.

Se houver cobrança de armazenamento ou despesas pendentes, não misture a discussão com uma decisão informal de usar a reposição para compensar qualquer débito. O depósito tem disciplina própria de restituição e retenção. Exigir documentos, apresentar uma conta e negociar o pagamento não equivale a estar autorizado a vender o bem. Uma controvérsia de custos deve aparecer com seu fundamento, prova e solução, sem tornar invisível a obrigação de entrega.

Caso a conservação da substituta exija uma condição especial, comunique rapidamente: temperatura, energia, manutenção mínima, embalagem ou proteção contra corrosão. A comunicação deve informar o risco e propor uma providência possível, não apenas ameaçar transferir toda a responsabilidade por mensagem. Se o bem é perigoso ou depende de autorização, a operação não pode ser improvisada para cumprir uma data contratual.

Erros que fazem o acordo parecer resolvido quando não está

Um erro recorrente é emitir recibo apenas em nome do motorista, sem identificar a empresa e a qualidade da assinatura. Outro é anexar a fotografia de uma máquina sem número de série e depois discutir se foi aquela a unidade entregue. Também é comum chamar a substituta de “indenização integral” antes de examinar se faltam acessórios, documentos ou capacidade de produção. Cada uma dessas falhas pode ser evitada com identificação objetiva e delimitação do aceite.

No campo dos direitos, o erro é prometer cobrança certa contra um terceiro sem ler o contrato ou o processo. Na comunicação, é avisar apenas o setor operacional e deixar financeiro e jurídico sem notícia da cessão. Na conta, é descontar uma reposição de um item e continuar cobrando o mesmo item em outra planilha. Na conservação, é usar a substituta antes da entrega e depois tentar explicar o desgaste como parte do evento original.

A correção não exige um documento interminável. Exige um núcleo consistente: histórico breve, inventários, origem da reposição, entrega, ressalvas específicas, direitos transmitidos, comunicação ao terceiro, custos e responsáveis. Se um ponto não está resolvido, registre a pendência sem inventar consenso. Uma cláusula clara de cooperação vale mais do que declarações genéricas de “irrevogabilidade” repetidas em todas as páginas.

Checklist antes da assinatura e depois da retirada

Antes de assinar, confirme a existência do depósito e a identificação do original; preserve a prova do evento; verifique a causa da reposição; compare original e substituta; leia o documento do terceiro; confira representação; individualize o que será entregue; liste direitos e documentos; examine restrições e processos; delimite a quitação. Esses passos pertencem a áreas diferentes, mas precisam convergir para uma mesma versão do instrumento.

Depois da retirada, arquive recibo, fotografias, documentos técnicos e prova de comunicação. Atualize o controle de pendências e o inventário para que a unidade não continue aparecendo em dois estoques. Se o terceiro pagar ou devolver algo posteriormente, comunique às partes envolvidas e ajuste a apuração. A obrigação de cooperar deve ter responsáveis e canais, para não depender da memória de quem acompanhou a ocorrência.

Por fim, se o evento revelou uma lacuna no contrato, revise o procedimento para ocorrências futuras: comunicação, prova, inventário, aceitação técnica, poderes para negociar e conservação dos direitos. A revisão deve prevenir a repetição do problema, não declarar retroativamente que uma parte concordou com uma renúncia que nunca discutiu. A boa documentação permite cumprir a entrega prevista em lei sem esconder a responsabilidade que ainda precisa ser apurada.

Perguntas frequentes

O depositário pode ficar com a substituta porque não teve culpa?

Não é essa a consequência do art. 636. Quando presentes seus requisitos, a substituta deve ser entregue ao depositante, mesmo que a responsabilidade pela perda tenha tratamento próprio.

Toda máquina recebida depois do evento é substituta?

Não. É necessário demonstrar a relação entre o bem original perdido e aquilo que foi recebido em seu lugar.

Receber a unidade encerra todos os prejuízos?

Não necessariamente. O alcance depende do documento e da solução juridicamente válida. Separe entrega física, conferência e composição dos itens pendentes.

A diferença entre os valores vira dívida automaticamente?

Não. O cálculo é um elemento de apuração; responsabilidade, obrigação e prejuízos precisam ser demonstrados ou validamente negociados.

Posso transferir direitos sem entregar documentos?

A simples frase de cessão é insuficiente para uma operação segura. Identifique o direito e entregue os elementos necessários ao seu exercício, respeitando restrições aplicáveis.

A cessão muda automaticamente a parte em um processo?

Não. A posição processual segue regras próprias, inclusive o art. 109 do CPC. O advogado deve avaliar as medidas adequadas.

O motorista pode assinar quitação geral?

A retirada física não comprova poderes para transigir ou renunciar. Confira a representação e limite o recibo ao ato efetivamente autorizado.

O guia define o destino de toda indenização de seguro?

Não. Seguro exige análise de regime próprio, apólice, beneficiários e direitos envolvidos. Não se deve generalizar a regra da coisa substituta.

Conclusão

A reposição recebida pelo depositário precisa ter destino e documentação claros. Identifique a substituta, entregue-a ao depositante nos termos aplicáveis, organize a transmissão dos direitos efetivamente existentes e limite a quitação ao que foi resolvido. Não confunda exclusão de responsabilidade, recebimento físico e encerramento completo da controvérsia.

Fontes

• Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 — Código Civil, arts. 627 a 646: depósito, restituição da coisa substituta, direitos contra terceiros e prova da força maior.
• Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 — Código Civil, arts. 286 a 298, 320, 393 e 399: cessão de crédito, quitação, caso fortuito e mora.
• Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 — Código Civil, arts. 654 e 661: instrumento de mandato e poderes especiais para determinados atos.
• Lei nº 13.105, de 16 de março de 2015 — Código de Processo Civil, art. 109: alienação da coisa ou do direito litigioso e efeitos processuais.