A mercadoria chegou com defeito: quando recusar a entrega e como cobrar o fornecedor

Revisto em: outubro de 2026.

O caminhão chega no horário, mas parte das caixas está molhada, algumas peças têm a medida errada e outras só falham no teste. Tratar tudo como uma única “entrega com defeito” dificulta descobrir quem responde, o que devolver e qual prazo está correndo.

Este guia trata de mercadorias em fornecimentos privados entre empresas, como insumos e produtos para revenda. Alimentos, medicamentos, produtos perigosos, importações e compras públicas podem exigir normas adicionais.

Primeiro, identifique o que está errado e qual regra se aplica

Compare a mercadoria com o pedido confirmado, a ficha técnica, a amostra e o contrato. “Qualidade ruim” é uma conclusão; “espessura de 0,8 mm quando o pedido exige 1,2 mm” descreve uma divergência verificável. Use a especificação aceita pelas partes.

Defeito aparente, vício oculto e produto diferente

Uma peça quebrada à vista é um problema aparente. Uma falha interna de fabricação que só se manifesta no funcionamento pode ser um vício oculto. Já receber um modelo diferente, quantidade menor ou material de composição diversa pode caracterizar descumprimento da própria prestação contratada. O nome dado na mensagem não resolve o enquadramento: o que conta é o fato demonstrado.

Os arts. 441 a 446 do Código Civil tratam especificamente dos vícios redibitórios: defeitos ocultos relevantes, capazes de tornar a coisa inadequada ao uso a que se destina ou reduzir seu valor. Não é correto aplicar mecanicamente esse regime a qualquer divergência visível na doca. Tampouco basta chamar um vício oculto de “inadimplemento” para escapar dos prazos próprios da redibição ou do abatimento.

Comprar com CNPJ não responde, sozinho, à questão do CDC

O Código de Defesa do Consumidor (CDC) admite pessoa jurídica consumidora, mas a compra para revenda ou integração à produção não recebe automaticamente esse tratamento. O destino do bem e as circunstâncias de vulnerabilidade precisam ser examinados. No REsp 1.975.128-MS, julgado em maio de 2026, o STJ voltou a afastar a aplicação generalizada do CDC a relações empresariais, conforme o Informativo Extraordinário 32.

Não presuma, portanto, sete dias para desistir, noventa para reclamar ou trinta para consertar em qualquer compra empresarial. Aqui, o ponto de partida é civil e contratual. Se o CDC for aplicável, a análise dos direitos e prazos deve ser refeita.

Quando recusar a entrega e quando separar apenas parte do lote

A recusa tem fundamento mais claro quando a desconformidade impede receber a prestação devida: modelo errado, avaria relevante, falta de requisito essencial ou risco de uso. Pelo art. 313 do Código Civil, o credor não é obrigado a receber prestação diferente, ainda que mais valiosa. Isso não torna qualquer arranhão motivo para desfazer a compra.

Compare requisito contratado, condição encontrada e consequência prática. Uma caixa amassada pode conter peças intactas; um lacre violado pode comprometer a rastreabilidade exigida. A função da embalagem importa.

• Recusa total: descreva por que a entrega inteira é incompatível com o contrato ou por que não é seguro separar os itens.
• Recusa parcial: individualize os volumes rejeitados e os recebidos, se a separação for possível e houver alinhamento sobre o recebimento parcial.
• Recebimento para inspeção: registre o que foi verificado e o que ainda depende de teste, sem declarar qualidade integral que ninguém conferiu.

Não existe obrigação geral de aceitar uma prestação por partes quando isso não foi ajustado: o art. 314 precisa ser considerado. Ao mesmo tempo, o art. 503 prevê que o defeito oculto de uma das coisas vendidas conjuntamente não autoriza, por si só, rejeitar todas. A avaliação deve distinguir peças independentes de um conjunto cuja utilidade realmente dependa de todos os componentes.

Exemplo: o mesmo caminhão, três decisões possíveis

Uma indústria recebe 200 válvulas; dez têm conexões quebradas. Se as outras 190 podem ser usadas separadamente, a rejeição das dez é uma solução a negociar. Se integram um sistema único, a falta pode inutilizar o conjunto. Já bloquear todo o lote por suspeita de defeito comum exige fundamento técnico.

Registre quem ficou com os volumes recusados, peça comprovante de retirada e comunique o fornecedor no mesmo dia. Não escreva “devolvido” se a carga continua no pátio. Recusar a carga não equivale, sozinho, a resolver o contrato.

Na entrega: qual caminho seguir?O problema já é visível?Compare com o pedido e registre a divergência.Impede receber o contratadoAvalie recusa total ou parcial. Identifique os volumes.Ainda depende de testeRegistre a inspeção pendente e separe o material.Sem divergência encontradaRegistre o que foi conferido e preserve a rastreabilidade.Recusar a carga não encerra automaticamente o contrato. A decisão depende da utilidade, do risco e do que foi ajustado.Toque ou clique para ampliar. Depois, deslize a imagem para os lados.Imagem ampliada. Toque novamente para reduzir.

Como receber com ressalva sem assinar uma aprovação que não ocorreu

Receber fisicamente, conferir quantidade e aprovar qualidade são atos diferentes. Organize etapas alinhadas ao contrato, especialmente quando o teste exige instalação, laboratório ou abertura de muitas embalagens.

Leia o texto do comprovante antes de assinar. Uma declaração genérica de “perfeito estado” pode ser usada como prova contra quem a assinou, sobretudo para danos visíveis. Ela não apaga automaticamente um defeito que não poderia ser descoberto na inspeção realizada. Por outro lado, escrever apenas “sujeito a conferência” não garante proteção contra qualquer problema, nem substitui uma reclamação concreta sobre a avaria que já estava à vista.

Uma ressalva útil descreve o fato, não apenas a discordância

Exemplo de registro: “Recebidos 18 dos 20 volumes do pedido 458, em 16/10/2026, às 10h20. Volumes 07 e 08 recusados por embalagem rompida e peças quebradas visíveis. Os demais volumes foram conferidos externamente e em quantidade; o teste de estanqueidade previsto no pedido ainda será realizado. Fotografias identificadas de 01 a 06 anexadas à ocorrência.”

Descreva o ocorrido: “segregado para inspeção” não significa “recusado e devolvido”. Se não houver campo para ressalva, guarde a tela e comunique imediatamente pelos canais oficiais da transportadora e do fornecedor, preservando os comprovantes.

Vício oculto: os prazos de 30 e 180 dias não são a mesma coisa

Para pedir a redibição, isto é, o desfazimento da compra por vício oculto, ou o abatimento do preço de bem móvel, o art. 445 do Código Civil estabelece prazo decadencial de trinta dias, em regra contado da entrega efetiva. Se o adquirente já estava na posse, a lei prevê contagem a partir da alienação, com redução à metade. Situações como equipamento já cedido para teste antes da venda merecem análise específica.

Quando o vício, por sua natureza, somente puder ser conhecido mais tarde, entra a regra do § 1º. O STJ, no REsp 1.095.882-SP, explica a combinação: o defeito do bem móvel deve se revelar dentro do limite de 180 dias; a partir da ciência, corre o prazo de trinta dias para exercer a redibição ou o abatimento. Não são 180 dias para agir depois da descoberta.

Exemplo didático, sem garantia contratual: um defeito interno se revela no 170º dia após a entrega. A referência é o prazo de trinta dias a partir da ciência, não apenas os dez dias restantes até o 180º dia. Se a empresa conhece o vício no 40º dia, não pode simplesmente esperar até o 180º para tomar a medida cabível. A data da ciência precisa ser documentada, e a contagem concreta deve ser conferida.

A cláusula de garantia muda a análise, mas exige aviso

Pelo art. 446, os prazos do artigo anterior não correm durante a cláusula de garantia. Mas o adquirente deve denunciar o defeito ao vendedor em trinta dias da descoberta, sob pena de decadência. Confira objeto, duração, início e responsável pela garantia. Não presuma que uma garantia do fabricante prorrogue toda a relação com o vendedor nos mesmos termos.

Separe prazo de inspeção, aviso, garantia e exercício do direito em juízo. Uma política de “abrir chamado em 48 horas” não resolve, sozinha, a validade de toda limitação. Mas o contrato e a distribuição de riscos também não podem ser ignorados.

A negociação não é um congelamento automático do prazo

Um e-mail é importante para provar a comunicação, mas não suponha que ele suspenda ou interrompa o prazo decadencial do art. 445. O art. 207 estabelece regra própria para decadência, distinta da prescrição. Se o fornecedor promete “analisar no mês que vem”, a empresa precisa conferir antes se pode esperar. Identificar a medida judicial adequada pode ser urgente mesmo durante uma negociação cordial.

Esses prazos não se aplicam indistintamente a toda indenização. Não perca o prazo curto nem conclua que todos os direitos acabaram após trinta dias: pretensões indenizatórias autônomas podem ter regime diferente.

Vício oculto: dois prazos diferentes1 Entrega do bem móvelMarco da janela de revelação do vício.2 Defeito revelado em até 180 diasRegra para vício que só podia ser conhecido mais tarde.3 Ciência do defeitoA partir daqui: 30 dias para redibição ou abatimento.Exemplo: descoberta no dia 170O prazo é de 30 dias da ciência, não só até o dia 180.Existe cláusula de garantia?Aplica-se o art. 446: aviso em até 30 dias da descoberta.Código Civil, arts. 445–446; STJ, REsp 1.095.882-SP. Esquema geral: confira garantia, posse anterior e contagem do caso.Toque ou clique para ampliar. Depois, deslize a imagem para os lados.Imagem ampliada. Toque novamente para reduzir.

Guarde a prova e separe defeito de origem de avaria no transporte

Registre embalagem, lote, abertura, teste, armazenamento e descoberta. Preserve arquivos originais e identifique participantes. É preciso distinguir defeito já existente na entrega de dano posterior por uso ou conservação inadequados.

• Pedido confirmado, contrato, ficha técnica e amostra de referência identificada
• Nota fiscal, comprovante de entrega e documento do transporte, quando disponível
• Fotos gerais e de detalhe, etiquetas, lacres, números de série e quantidade afetada
• Relatório de teste com método, equipamento utilizado, condições e resultados
• Comunicações enviadas, respostas, protocolos e propostas de solução
• Registros de conservação, instalação e uso que ajudem a distinguir vício de mau uso

Separe fisicamente o material suspeito e bloqueie sua utilização no controle de estoque. Não misture peças de lotes diferentes nem descarte embalagens antes de avaliar sua relevância. Se o exame for destrutivo, procure combinar coleta de amostras e acompanhamento com o fornecedor; quando houver risco ou perecimento, documente por que não era possível aguardar.

A reclamação ao transportador tem trilha própria

Na disciplina civil do transporte, o art. 754 exige conferência e apresentação das reclamações no recebimento. Para perda parcial ou avaria não perceptível à primeira vista, o parágrafo único prevê denúncia do dano ao transportador em dez dias contados da entrega. Esse aviso não se confunde com o prazo de trinta dias contado da descoberta no regime de vício oculto contra o vendedor.

Se a causa for incerta, comunique os fatos ao fornecedor e à transportadora. Um chamado na loja pode não comprovar denúncia ao transportador. Modalidade de transporte, legislação especial e contrato também influem na cobrança e nos demais prazos.

Não atribua responsabilidade só pela aparência da caixa. Embalagem intacta não exclui impacto interno, e embalagem rasgada não prova que todo defeito veio do transporte. Verifique, ainda, quem assumiu os riscos e as instruções de expedição: os arts. 492 e 494 do Código Civil trazem regras que impedem uma resposta automática baseada apenas em quem pagou o frete.

Na retirada para análise, identifique as peças e seu estado. Combine acesso ao laudo e destino das amostras, preservando prova suficiente do problema.

Como cobrar uma solução por escrito

Envie a notificação ao canal contratual e ao responsável comercial, conservando o comprovante. Uma conversa com o motorista pode não chegar a quem tem poderes para resolver a ocorrência.

Uma comunicação inicial precisa trazer: identificação do pedido; data de entrega ou descoberta; requisito descumprido; itens e quantidades afetados; provas disponíveis; local onde o material está; solução pedida; prazo de resposta compatível com o caso. Diferencie prazo para responder e prazo para concluir a correção. Fixar unilateralmente “24 horas” não transforma esse número em prazo legal universal.

Exemplo de mensagem ao fornecedor

“No recebimento do pedido 458, em 16/10/2026, identificamos dez válvulas do lote V26 com conexões quebradas. O relatório e as fotos anexos individualizam as unidades. Elas estão segregadas e disponíveis para inspeção mediante agendamento. Solicitamos confirmação, até 19/10/2026, da substituição e da coleta, com indicação da data de entrega das unidades conformes. A aceitação das outras 190 unidades não abrange as dez relacionadas nesta ocorrência. Pedimos também orientação para ajustar os documentos de cobrança correspondentes.”

Acrescente garantia, consequência técnica e datas reais. Se a intenção for desfazer a compra ou cobrar prejuízos, adapte a notificação, sem apresentar propostas incompatíveis como exigências definitivas simultâneas.

Troca, reparo, abatimento ou desfazimento: escolha uma saída verificável

No regime civil, reparo e substituição podem decorrer do contrato, da garantia ou de acordo para cumprir corretamente o fornecimento. Não se deve importar, de forma automática, a sequência de remédios e o prazo de conserto do CDC. Para o vício redibitório, os arts. 441 e 442 preveem rejeição da coisa ou abatimento do preço; no inadimplemento, o art. 475 permite pedir cumprimento ou resolução, com as consequências cabíveis.

Como comparar propostas sem inventar um desconto legal

Suponha 200 componentes a R$ 50,00, total de R$ 10.000,00. Trinta unidades têm acabamento fora da especificação, mas um laudo permite utilizá-las em aplicação menos exigente. As partes negociam abatimento de R$ 15,00 por unidade: R$ 450,00 no total, com preço ajustado de R$ 9.550,00. Esses valores são ilustrativos e negociados; a lei não fixa esse percentual.

Confira custos de seleção, retrabalho e transporte antes de aceitar. Se a falha compromete segurança ou conformidade obrigatória, o desconto não torna o material utilizável.

Evite duplicar prejuízos: uma peça substituída sem custo não deve ser cobrada de novo como perda definitiva. Inspeção, recolhimento e parada de produção exigem prova e nexo causal. Pelos arts. 402 e 403, faturamento projetado não equivale automaticamente a lucro cessante.

Nos vícios redibitórios, o art. 443 diferencia as consequências conforme o vendedor conhecia ou não o defeito. Se conhecia, a restituição pode vir acompanhada de perdas e danos; se não conhecia, o dispositivo prevê restituição do recebido e despesas do contrato. Não conclua que toda falha gera automaticamente indenização integral de qualquer perda operacional, nem que a simples alegação de desconhecimento resolve a responsabilidade.

Posso segurar o pagamento ou recusar a duplicata?

O art. 476 do Código Civil dá fundamento à defesa de contrato não cumprido em contratos bilaterais. Sua utilização, porém, exige examinar a ordem das obrigações, a relevância da falha e a relação entre o que foi entregue e o valor retido. Suspender todas as faturas, inclusive de lotes anteriores sem problema, pode colocar a própria compradora em inadimplemento.

Delimite a controvérsia: quais unidades foram recusadas, qual parcela do preço corresponde a elas e se a prestação restante continua útil. Procure formalizar o pagamento da parte incontroversa e o tratamento do saldo, quando isso for juridicamente e operacionalmente adequado. Pagamento parcial sem acordo não assegura, sozinho, que o restante deixou de ser exigível.

Se houver duplicata, a Lei nº 5.474/1968 exige atenção própria. O art. 8º admite recusa do aceite por vícios, defeitos e diferenças de qualidade ou quantidade devidamente comprovados, entre outras hipóteses. O art. 7º disciplina a devolução da duplicata não à vista em dez dias da apresentação, assinada ou acompanhada de declaração escrita com as razões da falta de aceite.

Recusar o aceite, discutir a dívida e impedir um protesto são questões diferentes. Não basta ignorar o boleto nem avisar apenas o vendedor se o título já está com outro portador. Identifique quem cobra, comunique a divergência pelo procedimento aplicável e busque assistência rápida se houver intimação de protesto. O tratamento de títulos escriturais e da cobrança concreta deve ser conferido.

Antes de descontar, confirme valor, documento e novo saldo. O art. 10 da Lei de Duplicatas prevê deduções autorizadas nas condições que estabelece. A contabilidade deve conferir o ajuste fiscal: a ressalva de entrega não cancela nota ou título.

Feche a ocorrência, inclusive quando o lote tem problemas diferentes

Defina quem embala e coleta, endereço, horário, documentos, custos e riscos da devolução. Não despache para um endereço qualquer do fornecedor sem alinhamento: isso pode gerar nova disputa sobre recebimento e conservação.

Exemplo de lote misto

Uma distribuidora recebe 500 frascos. Quarenta estão quebrados e são recusados na entrega; 460 entram no estoque com inspeção externa registrada. No teste posterior, sessenta desses 460 apresentam microfissuras internas que não eram detectáveis visualmente. São duas ocorrências relacionadas, com provas e momentos de descoberta distintos. O registro deve impedir que as sessenta unidades sejam contadas como parte das quarenta já devolvidas.

É possível combinar coleta e substituição das cem unidades, preservando o histórico dos dois grupos. Verifique tecnicamente o risco para os quatrocentos frascos restantes antes de liberá-los ou bloquear todo o lote.

Quando continuar e quando encerrar

Se a solução alterar prazo, teste, garantia ou pagamento do fornecimento, formalize o combinado em um Termo Aditivo Contratual. Identifique a ocorrência e a cláusula modificada. Uma nova data de substituição não deve vir acompanhada, por descuido, de quitação de danos ainda não apurados ou de todos os demais lotes.

Se houver acordo para encerrar a relação, o Termo de Rescisão Contratual pode organizar devoluções, restituições e pendências. O documento deve refletir se há distrato consensual ou outra forma de extinção juridicamente adequada. A mera existência de um defeito não torna segura uma declaração unilateral de que todas as obrigações deixaram de existir.

Delimite a quitação aos itens e valores resolvidos, indicando pendências. Confira coleta, crédito, estoque e cobrança. Encerrar o e-mail comercial não encerra necessariamente a ocorrência no financeiro.

Da ocorrência à solução conferida1 IdentificarPedido, lote, itens afetados e data da descoberta.2 PreservarSegregar material e guardar provas do problema.3 ComunicarFornecedor e, se cabível, transportador.4 CombinarSolução, coleta, custos, prazos e cobrança.5 VerificarReposição testada, crédito recebido e saldo ajustado.Não encerre a ocorrência apenas com uma promessa. Confira o resultado na operação e no financeiro.Toque ou clique para ampliar. Depois, deslize a imagem para os lados.Imagem ampliada. Toque novamente para reduzir.

O que prever no próximo contrato de fornecimento

A prevenção começa com uma especificação que a equipe consiga conferir. No Contrato de Fornecimento, descreva produto, quantidade, tolerâncias, embalagem, identificação de lotes e documentos técnicos exigidos. Quando a venda usa amostra ou protótipo, identifique a referência e guarde-a; o art. 484 do Código Civil atribui relevância própria às qualidades da amostra, inclusive em caso de divergência com a descrição contratual.

Os geradores do DiretoDoc são pagos. Exigem adaptação ao negócio e, quando necessário, revisão profissional, especialmente em operações técnicas ou de risco.

Uma cláusula de recebimento que pode ser adaptada

“No recebimento, a compradora verificará quantidade de volumes, identificação e avarias perceptíveis, registrando as divergências encontradas. A inspeção técnica seguirá os critérios do Anexo I e será concluída em [prazo e marco inicial]. O comprovante de entrega indicará a etapa realizada e não representará aprovação de testes ainda pendentes. Defeitos descobertos posteriormente serão comunicados com identificação do lote e evidências disponíveis, observados a garantia ajustada e os prazos legais aplicáveis.”

Esse exemplo precisa ser completado. Um prazo de inspeção sem método, responsável ou consequência é difícil de executar. Defina quem acompanha o teste, como se escolhem amostras, como resolver resultados divergentes e o que fazer quando o produto não pode ficar parado. Se a instalação depender do fornecedor, a etapa de aprovação não deve presumir que o comprador pode testar antes dessa instalação.

Mantenha canais e responsáveis atualizados. Compras, estoque, qualidade e financeiro precisam seguir o mesmo procedimento e agir antes que a prova se perca ou o prazo termine.

Perguntas frequentes

Assinei o recebimento. Perdi o direito de reclamar?

Não necessariamente. A assinatura é relevante, especialmente para problemas visíveis, mas não elimina automaticamente a responsabilidade por vício oculto. Verifique o texto assinado, o que foi efetivamente conferido, a natureza do defeito e os prazos. Para avaria de transporte, a conferência e a denúncia ao transportador têm regras específicas.

Tenho 180 dias para reclamar depois que descobri o defeito?

Não é essa a interpretação do STJ para o art. 445, § 1º, em bens móveis. O vício que só podia ser conhecido mais tarde deve se revelar dentro de 180 dias, e o prazo para redibição ou abatimento é de trinta dias a partir da ciência. Garantia contratual e outras particularidades exigem análise adicional.

Enviar uma notificação já protege o prazo para entrar com ação?

Não conte com isso. A notificação comprova o aviso, mas não suspende automaticamente a decadência do Código Civil. Negociações e chamados de suporte podem continuar enquanto o prazo corre. Procure orientação antes do vencimento para definir a medida necessária.

Preciso esperar trinta dias pelo conserto em toda compra empresarial?

Não há uma regra universal desse tipo para fornecimentos civis entre empresas. O prazo de correção pode decorrer do contrato, da garantia ou de acordo. O regime do CDC só deve ser aplicado quando a relação concreta se enquadrar nele.

Posso devolver o lote inteiro se algumas peças estão ruins?

Não automaticamente. Verifique divisibilidade, utilidade do conjunto, risco comum e termos da contratação. O art. 503 do Código Civil estabelece que o vício oculto de uma das coisas vendidas conjuntamente não autoriza, por si só, rejeitar todas.

Devo reclamar com o fornecedor ou com a transportadora?

Depende da causa e da distribuição de responsabilidades. Se ainda não for possível distinguir defeito de origem de dano de transporte, comunique os fatos a ambos. O aviso a um não substitui necessariamente o aviso ao outro, e os prazos podem ser diferentes.

Posso descontar o defeito do boleto seguinte?

Não é prudente fazer uma dedução unilateral sem examinar o contrato e a cobrança. Formalize o abatimento, identifique a fatura e confirme o saldo e a autorização necessária. Havendo duplicata, existem regras próprias para recusa do aceite e deduções.

Conclusão

Quando a mercadoria chega com defeito, a providência mais útil é tornar o problema verificável: identifique os itens, registre a condição encontrada, separe o material e comunique quem precisa responder. Depois escolha a solução compatível com o contrato e com a gravidade da falha, sem confundir recebimento, aprovação de qualidade e encerramento da compra.

Controle os prazos desde a entrega e desde a descoberta. Um acordo bem documentado deve resolver também coleta, reposição, estoque e cobrança. Se houver prazo curto, ameaça de protesto, risco de segurança ou perda relevante, a análise jurídica e técnica deve acontecer antes de esperar a próxima resposta comercial.

Fontes e referências

• Lei nº 10.406/2002 — Código Civil, especialmente arts. 207, 313–314, 402–403, 421-A–424, 441–446, 472–476, 484, 492–494, 503 e 754
• Lei nº 8.078/1990 — Código de Defesa do Consumidor, especialmente arts. 2º, 18, 26 e 49
• Lei nº 5.474/1968 — Lei de Duplicatas, especialmente arts. 7º, 8º, 10 e 15
• Superior Tribunal de Justiça — REsp 1.095.882-SP, Informativo 554: prazos de vício oculto em bem móvel
• Superior Tribunal de Justiça — REsp 1.975.128-MS, Informativo Extraordinário 32, de julho de 2026: CDC em relações empresariais
• Superior Tribunal de Justiça — REsp 2.163.144-SP, DJEN de 27 de março de 2025: decadência e pedido autônomo de lucros cessantes